Перенос данных в Битрикс24: как импортировать контакты, компании и сделки без дублей

Сначала решаю, что переносить

Самый дорогой перенос — «перенести всё». За несколько лет в рабочей CRM накапливаются контакты без телефона, сделки пятилетней давности, поля, которые заполняли один квартал, и три версии справочника источников. Если перенести это как есть, новый портал с первого дня выглядит как старый, только с другими кнопками.

Поэтому перед выгрузкой я делю данные на три части.

Рабочие данные переезжают полностью и становятся полноценными элементами CRM: компании и контакты, с которыми работали за последние год-два, открытые сделки на своих стадиях, товары, если по ним выставляются счета.

История переезжает как история. Закрытые сделки, звонки и переписка нужны, чтобы менеджер видел, что клиент покупал и о чём договаривались. Отчёты по ним на новом портале обычно не строят, поэтому их не обязательно превращать в полные элементы с воронкой и стадиями.

Архив не переезжает. Контакты без единой сделки и активности за пять лет, тестовые записи, пустые компании. Их я выгружаю в файл и отдаю заказчику, в CRM они не попадают.

Разговор о границах занимает час, заметно сокращает объём переноса и делает остальную работу предсказуемой.

Как устроен импорт в CRM

Мастер импорта открывается в нужном разделе CRM через шестерёнку: «Импорт компаний», «Импорт сделок», для контактов «Импорт из CSV со своими настройками». Импортировать можно лиды, сделки, счета, предложения, смарт-процессы, контакты, компании и товары. Счета, предложения и смарт-процессы импортируются только из режима просмотра «Список». Импорт доступен администратору или сотруднику, у которого в правах CRM есть право на импорт.

Шаги у мастера одинаковые. Скачать шаблон CSV со всеми полями карточки, заполнить, загрузить, выбрать разделитель столбцов, проверить сопоставление полей из файла с полями Битрикс24, выбрать обработку дублей и дождаться загрузки.

Про разделитель стоит сказать отдельно. В шаблоне столбцы разделены точкой с запятой, но после редактирования в табличном редакторе разделитель может поменяться на запятую. Если выбрать в мастере не тот символ, поля не распознаются. Справка советует открыть файл в текстовом редакторе и посмотреть, какой символ стоит в первой строке. Я делаю проще: файлы для импорта генерирую скриптом из выгрузки старой системы и не открываю их в таблицах вообще. Заодно не ломаются телефоны с плюсом и ведущие нули в ИНН.

Порядок загрузки и связи между элементами

Контакты, компании и сделки связываются при импорте автоматически, но только при двух условиях.

Первое — порядок. Сначала компании, потом контакты с указанием компании, потом сделки с указанием компании и контакта. Элемент можно связать только с тем, что уже есть в Битрикс24.

Второе — точное совпадение названий. Связь строится по названию компании и по имени и фамилии контакта. Если в CRM компания записана как ООО Новые технологии, а в файле сделок как ООО «Новые технологии», связи не будет. Один лишний пробел даёт тот же результат.

На живых данных второе условие ломается постоянно. В старой системе одна и та же компания записана с организационно-правовой формой и без, с кавычками и без, латиницей и кириллицей. Поэтому перед импортом я нормализую названия в выгрузке и строю таблицу соответствия: старый идентификатор компании → название, под которым она загрузится. Сделки получают название компании из этой таблицы, а не из своего поля в старой системе.

После загрузки связь проверяется на вкладке «Связи» в карточке. Проверять я советую не глазами на трёх сделках, а выборкой: сколько сделок осталось без клиента. Если больше нескольких штук, дело в названиях.

Дубли: четыре режима и одна ловушка

При импорте компаний и контактов мастер предлагает, что делать с дублями, и спрашивает, по каким полям их искать, например по телефону или названию.

«Разрешить» загружает всё подряд, даже если такая запись уже есть. «Заменять» перезаписывает поля существующей карточки данными из файла. «Объединять» заполняет в существующей карточке только пустые поля. «Пропустить» не загружает дубли и отдаёт их списком в файле.

Для первого переноса на пустой портал я выбираю «Пропустить» с проверкой по телефону и почте, а файл с пропущенными разбираю отдельно: в нём как раз лежат дубли внутри старой системы. Для повторной догрузки после пробного переноса — «Объединять», чтобы не затереть то, что менеджеры уже успели поправить на новом портале.

Ловушка в сделках. Обновить существующие сделки импортом нельзя. Если в CRM уже есть сделка с таким же названием, мастер загрузит её ещё раз. Повторный запуск того же файла сделок удваивает воронку. Поэтому сделки я гружу один раз, после того как пробный перенос проверен, а у каждой сделки на новом портале есть пользовательское поле с идентификатором из старой системы. По нему видно, что уже загружено, и повторная загрузка отсекается скриптом ещё до мастера.

После переноса в Битрикс24 работает автоматический поиск дубликатов для лидов, контактов и компаний. По умолчанию он проверяет базу раз в день и объединяет автоматически только те карточки, у которых совпадают значения всех полей и один ответственный. Если отличается хотя бы одно поле, CRM предложит объединить вручную. При объединении остаётся карточка, созданная раньше, остальные уходят в корзину CRM.

Что мастер импорта теряет по дороге

Несколько ограничений я узнал из справки Битрикс24 заранее, остальные проверил на пробных переносах.

Дата закрытия. При импорте завершённых сделок поле «Дата закрытия» заменяется датой загрузки файла. Отчёты по периодам после этого бесполезны: все сделки за три года окажутся закрытыми в один день. Справка предлагает загрузить дату в пользовательское поле и потом перенести её автоматизацией. Я так и делаю, только переношу скриптом через REST сразу после импорта, а не роботом по одной сделке.

Товары в сделке. Если в сделке несколько товаров, каждый идёт отдельной строкой файла с одинаковым ID сделки.

Поле «Мессенджер» в контактах. В нём хранится идентификатор профиля клиента из открытых линий, значения обычно начинаются с «imol». Если переносить контакты с одного портала Битрикс24 на другой, совпадение этих идентификаторов может привязать чаты к чужим контактам. Столбцы с привязкой к мессенджеру перед импортом нужно очистить.

Реквизиты. Адрес в реквизитах компании составной: улица, город, индекс и остальные части заполняются отдельными столбцами. Адрес одной строкой в поле реквизита не загрузится. Для импорта реквизитов в мастере есть отдельная опция, и шаблон с ней скачивается другой.

История. Звонки, письма, переписку и комментарии мастер не переносит: он работает с полями карточки, а эти записи живут в таймлайне.

История переезжает скриптом

Когда история нужна менеджерам, я переношу её через REST API после того, как контакты, компании и сделки уже на месте и у каждой записи есть идентификатор из старой системы.

Скрипт идёт по выгрузке, находит элемент на новом портале по этому идентификатору и добавляет в таймлайн комментарии: дата, автор, текст письма или сообщения, ссылка на запись разговора, если записи сохранены в файловом хранилище. Запросы отправляются пакетами, у REST API Битрикс24 есть метод пакетного выполнения, и перенос нескольких сотен тысяч записей укладывается в часы. Лимиты на частоту запросов учитываются в самом скрипте, чтобы портал не начал отклонять вызовы посреди ночи.

Закрытые сделки старше двух-трёх лет я чаще переношу комментарием в карточку компании: что покупали, когда, на какую сумму. Отдельной сделкой в воронке они только портят конверсию за период.

Пробный перенос

Перенос я всегда делаю дважды.

Первый раз — на часть данных: одна-две сотни компаний со всеми их контактами, сделками и историей. После него менеджеры, которые знают этих клиентов, открывают карточки и говорят, что не так. Всплывают не найденные связи, перепутанные ответственные, поля, которые сопоставились не туда, стадии открытых сделок, которых на новом портале нет.

Отдельно на пробном переносе проверяю ответственных. Сотрудники, на которых в старой системе числятся клиенты и сделки, должны быть заведены на портале до импорта, а уволенные давно должны получить нового ответственного ещё в выгрузке. Иначе мастер не сопоставит часть ответственных, и эти карточки потом придётся раздавать вручную.

Второй раз — полный перенос, уже со всеми правками в скриптах. Между ними обычно проходит несколько дней, и за это время старая система продолжает работать. В день переключения скрипт через REST догружает только изменения за эти дни, находя записи по тем же идентификаторам.

Когда портал уже работает и в нём накопились дубли, потерянные связи и сделки с датой закрытия в день импорта, разбор последствий переноса входит в аудит Битрикс24. Если перенос связан со сменой подрядчика, про доступы и то, что нужно забрать заранее, я писал в статье как сменить интегратора Битрикс24.