Как сменить интегратора Битрикс24 и не потерять портал

Сначала — повод, а не эмоция

Смена подрядчика стоит времени и денег, поэтому её стоит затевать по существенным причинам, а не по накопленному раздражению.

Несущественно: не нравится менеджер, отвечают за четыре часа вместо двух, отчёт присылают в среду вместо понедельника. Это настраивается разговором.

Существенно выглядит иначе.

• Работы не двигаются месяцами, а на вопрос о сроках приходит ответ про загрузку.
• Каждая мелкая правка упирается в границу пакета часов, а сама диагностика проблемы оказывается платной работой.
• Вам продают, а не ведут. Полезная проверка: вспомните три последних обращения подрядчика по своей инициативе. Если все три были предложением что-то докупить, а не разбором того, как система работает, вы на сопровождении только по названию.
• Вы не понимаете, за что платите. В счёте одна строка и итоговая сумма, состава работ нет.

Если совпало два пункта и больше, менять есть смысл.

Что забрать до того, как объявили о разрыве

Порядок здесь важнее скорости. Пока отношения рабочие, у вас есть право спрашивать и получать ответы. После объявления о разрыве вежливость заканчивается быстро.

• Права владельца портала. Не администратора, а именно владельца. Проверьте, на какой учётной записи он числится: часто это аккаунт сотрудника подрядчика или человека, который у вас уже не работает.
• Доступ ко всем приложениям из Маркетплейса и понимание, на кого оформлены их лицензии. Приложение, купленное на аккаунт подрядчика, перестанет продлеваться в тот момент, когда вы перестанете быть его клиентом.
• Исходники доработок. Всё, что писалось руками — скрипты, обработчики, внешние сервисы. Без исходников доработка становится чёрным ящиком, который следующий исполнитель предложит переписать заново, и будет прав.
• Описание обмена с 1С: какая конфигурация, какие объекты ходят в обе стороны, где лежат правила обмена и кто их правил последним.
• Доступ в личный кабинет телефонии. Отдельная частая потеря: портал ваш, а виртуальная АТС оформлена на подрядчика или на уволившегося сотрудника, и восстанавливать её потом придётся через оператора неделями.
• Всё, что писалось для сотрудников: инструкции, регламенты, записи обучения. Обычно они лежат в чате, а не в базе знаний, и исчезают вместе с чатом.

Запрашивайте это одним списком, письменно, без объяснения причин. Нормальный подрядчик отдаёт всё за пару дней, и тогда, возможно, менять никого не придётся.

Проверьте, что вы действительно владеете порталом

Два обстоятельства всплывают в самый неудобный момент.

Первое: владелец портала — учётная запись уволившегося сотрудника. Пока никто ничего не меняет, всё работает. Как только нужно продлить лицензию, восстановить доступ или передать портал, выясняется, что подтвердить право некому.

Второе: двухфакторная проверка привязана к номеру телефона, которого больше нет. Симкарта отдана, номер перевыпущен оператором, код прийти не может. Восстановление в этом случае идёт через обращение к вендору от юридического лица, владеющего порталом, и занимает недели.

Проверяется это за пять минут в настройках портала. Делать это стоит сегодня, а не в день, когда понадобится.

Порядок действий

Резать одним движением — плохая идея. Работающая последовательность выглядит так.

1. Инвентаризация. Кто-то — вы сами или новый исполнитель — описывает, что настроено: воронки, поля, роботы, интеграции, приложения, права. Пока старый подрядчик ещё отвечает на вопросы.

2. Передача владения и доступов. Права владельца переводятся на вашего человека, лицензии приложений переоформляются, доступы к смежным системам собираются в одном месте.

3. Параллельный период. Одна-две недели, когда новый исполнитель уже смотрит систему, а старый ещё не отключён. Это страховка от ситуации «отключили, а оно не работает».

4. Отключение. Убираются лишние администраторские права, закрывается доступ подрядчика к порталу и связанным системам.

Между вторым и третьим шагом полезно остановиться и понять, что вы получили. Часто оказывается, что система в приличном состоянии, а проблема была в сопровождении — тогда менять надо не портал, а формат ведения.

Чего ожидать от нового исполнителя

Первое, о чём он попросит, — доступы, и это правильный признак: без прав администратора и без доступа на чтение к смежным системам разбирать нечего.

Второе — время на изучение. Человек, который через час после получения доступа называет точную смету на доведение чужого портала, называет её наугад.

Третье — письменный разбор до начала работ. Документ, где перечислено, что нашли, чем это оборачивается, сколько часов на исправление и что вы можете закрыть силами своей команды. С таким документом вы не привязаны ни к кому: с ним можно идти к любому исполнителю, включая прежнего.

Разбор чужого портала и приём его у предыдущего подрядчика я делаю отдельной работой — /uslugi/audit-bitrix24/. Там же видно, как выглядит итоговый документ.