Кадровые документы внутри Битрикс24: как убрать пересылку бумаг между сотрудником, кадровиком и бухгалтерией

Где штат теряет время на кадровых бумагах

Когда штат большой или распределён по городам, оформление одного кадрового документа проходит через несколько рук. Кадровик готовит бумагу, сотрудник подписывает её лично, оригинал возвращается кадровику и уходит в бухгалтерию. Каждый шаг добавляет к сроку оформления дни, а при удалёнке — ещё и почтовую пересылку с курьером.

Закон уже давно снял часть этих шагов. По статье 22.1 ТК РФ работодатель вправе вести почти все кадровые документы электронно без дублирования на бумаге. На бумаге по закону остаются трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальной кадровый поток можно перевести в электронный вид.

Кадровое электронное делопроизводство переносит весь цикл — создание документа, согласование, подписание и хранение — внутрь портала. Пересылка физических экземпляров между участниками из процесса уходит: документ живёт в одном месте, и все действия с ним происходят там же.

Как документ проходит по порталу от создания до подписи

Механика в Битрикс24 выстроена вокруг шаблона. Кадровик загружает готовый файл или создаёт документ по шаблону с автоподстановкой данных из карточки сотрудника — фамилия, должность, реквизиты подтягиваются сами, без ручного перепечатывания. Дальше документу присваивается код по приказу Минтруда № 578н и выбирается провайдер подписи.

В маршруте задействованы роли. Кадровик выступает инициатором. При необходимости в цепочку добавляются согласующий и заполняющий. Со стороны компании документ визирует подписант с электронной подписью — руководитель или уполномоченный представитель. Замыкает цепочку сам сотрудник.

Сотрудник получает уведомление в чате и мобильном приложении Битрикс24 и подписывает документ прямо оттуда. Статусы подписания по всем участникам видны на канбан-доске: кадровик смотрит, на каком шаге документ остановился, и подталкивает нужного человека без обзвона и переписки «ты подписал или нет». Настройка этой цепочки ролей опирается на структуру компании — как именно раздать доступы к кадровым процессам, я разбирал в материале про права доступа в Битрикс24.

Какая подпись нужна и кто её получает

Здесь важно не запутаться в трёх видах подписи, потому что от типа документа зависит, чем его можно подписать.

Сотрудник по умолчанию подписывает простой электронной подписью. Она формируется на основе логина и пароля для входа на портал и доступна сразу — отдельный сертификат работнику получать не нужно. Это снимает главный барьер массового запуска: не приходится гонять сотню человек за токенами.

Со стороны компании нужна усиленная квалифицированная электронная подпись на USB-носителе. Руководитель или уполномоченный представитель получает её бесплатно в ФНС.

Битрикс24 поддерживает и подписание через приложение Госключ от Минцифры. Такая подпись приравнивается к собственноручной, соответствует ТК РФ и 63-ФЗ, сертификат выдаётся бесплатно, а сама подпись ставится в мобильном приложении без СМС и USB-токенов.

Требования к виду подписи зависят от документа. Для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора работодатель обязан применять квалифицированную подпись, а работник — квалифицированную или неквалифицированную. Для остальных кадровых документов допустима простая подпись при наличии соглашения о её использовании. Это тот случай, где стоит заранее развести документы по типам и назначить каждому свой вид подписи, чтобы юридически значимые не проскочили на простой ПЭП.

Хранение подписанных документов

Подписанные документы хранятся в облаке Битрикс24 в течение сроков, аналогичных бумажным архивам, и остаются доступны для поиска спустя годы. Цифровой архив заменяет физический: найти нужный документ по сотруднику или типу можно из портала, без поднятия папок и запросов в бухгалтерию.

Для распределённого штата это отдельная статья экономии. Запрос «покажи трудовой договор такого-то за такой-то год» закрывается за минуту из интерфейса, вместо того чтобы поднимать архив в головном офисе.

Что нужно для запуска и куда движется рынок

Переход на кадровое электронное делопроизводство пока не обязателен для российских компаний. Для запуска работодатель издаёт локальный нормативный акт — положение о переходе — и собирает письменное согласие сотрудников. Эти два шага делаются один раз и открывают дорогу электронному потоку.

Направление движения видно по цифрам отрасли: по данным аналитического центра РОСЭУ, около 69% крупнейших работодателей уже перешли или планируют переход на кадровый электронный документооборот.

Эффект от переноса цикла в портал растёт вместе со штатом. Чем больше людей и чем сильнее они разбросаны по городам, тем дороже обходится ручная беготня с бумагами и тем заметнее сокращение срока оформления. Прикинуть порядок затрат на настройку под свой штат можно через калькулятор стоимости внедрения.

Технически запуск КЭДО — это настройка портала под кадровый процесс компании: шаблоны документов, роли в маршрутах, привязка подписи к типам документов и перенос действующих кадровых данных в систему. Про сам перенос без задвоения записей у меня есть отдельный разбор — как импортировать данные в Битрикс24. Если задача — собрать кадровый электронный документооборот на портале под конкретный штат и типы документов, это делается через интеграцию и доработку Битрикс24; первичная сборка портала с нуля — через внедрение Битрикс24.

Автор — Никита Бердников, Бизнес-партнер 1С-Битрикс.